Trong thực tế, các bên thường lập văn bản thỏa thuận để ghi nhận thống nhất về tài sản, nghĩa vụ, thanh toán hoặc phương án giải quyết một vấn đề phát sinh. NPLaw cung cấp thông tin pháp lý giúp khách hàng hiểu đúng giá trị của mẫu văn bản thỏa thuận dân sự và hạn chế rủi ro khi ký kết.
Trong các quan hệ dân sự, việc ghi nhận thỏa thuận bằng văn bản giúp xác định rõ ý chí và trách nhiệm của các bên, đặc biệt đối với những thỏa thuận có liên quan đến tài sản hoặc nghĩa vụ thực hiện trong tương lai. Các bên có thể lập mẫu văn bản thỏa thuận dân sự khi thống nhất về những vấn đề như phân chia tài sản, xác nhận nghĩa vụ thanh toán, phương án trả nợ, giải quyết tranh chấp, chấm dứt hoặc thay đổi một quyền, nghĩa vụ dân sự, thỏa thuận bồi thường hoặc các vấn đề khác mà pháp luật không cấm.
Theo Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Điều này cho thấy thỏa thuận giữa các bên có thể tạo ra những hệ quả pháp lý nhất định nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực. Đặc biệt, Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; trường hợp pháp luật yêu cầu giao dịch phải lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì phải tuân thủ hình thức đó.
Việc lập mẫu văn bản thỏa thuận dân sự là cần thiết khi các bên muốn tạo lập chứng cứ rõ ràng về nội dung đã thống nhất, nhất là đối với nghĩa vụ có giá trị lớn hoặc có khả năng phát sinh tranh chấp. Tóm lại, văn bản thỏa thuận nên được lập khi nội dung thống nhất có ý nghĩa pháp lý và cần được chứng minh bằng tài liệu cụ thể.
Để sử dụng đúng mẫu văn bản thỏa thuận dân sự, trước hết cần hiểu bản chất, nội dung và giới hạn của loại văn bản này.
Hiện nay chưa có quy định cụ thể về một loại văn bản có tên pháp lý thống nhất là “mẫu văn bản thỏa thuận dân sự”. Đây chủ yếu là cách gọi thực tiễn đối với văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa hai hoặc nhiều bên về một vấn đề thuộc quan hệ dân sự. Về bản chất, nếu nội dung thỏa thuận làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thì có thể được xem xét dưới góc độ giao dịch dân sự theo Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015. Khi đó, văn bản phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật này, bao gồm năng lực chủ thể, sự tự nguyện và mục đích, nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
Do đó, không phải cứ đặt tên là “văn bản thỏa thuận” thì đương nhiên có giá trị pháp lý; giá trị của văn bản phụ thuộc chủ yếu vào nội dung, chủ thể, hình thức và điều kiện pháp luật áp dụng. Tuy nhiên, cần xác định đúng bản chất giao dịch để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp.
Một mẫu văn bản thỏa thuận dân sự thông thường nên có các nội dung cơ bản sau:
Đối với những thỏa thuận có tính chất hợp đồng, có thể tham khảo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó các bên có quyền thỏa thuận về nội dung hợp đồng, bao gồm đối tượng, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp. Vì vậy, nội dung càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc thực hiện và chứng minh quyền, nghĩa vụ khi có tranh chấp.
Mỗi quan hệ dân sự có chủ thể, đối tượng, mục đích và quyền, nghĩa vụ khác nhau, do đó không thể sử dụng máy móc một mẫu văn bản thỏa thuận dân sự cho mọi trường hợp. Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự chỉ có hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, mục đích, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật. Bên cạnh đó, Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép các bên thỏa thuận về nhiều nội dung như đối tượng, phương thức thực hiện, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.
Việc điều chỉnh mẫu theo từng giao dịch giúp xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi bên, hạn chế nội dung mơ hồ, đồng thời bổ sung các điều khoản cần thiết để xử lý những tình huống có thể phát sinh. Chẳng hạn, mẫu văn bản thỏa thuận dân sự về thanh toán công nợ cần tập trung vào số tiền, thời hạn và phương thức trả; trong khi thỏa thuận liên quan đến tài sản phải làm rõ đối tượng, quyền sở hữu, phương thức bàn giao và trách nhiệm khi vi phạm. Đối với những giao dịch pháp luật yêu cầu hình thức đặc biệt, nội dung mẫu còn phải được điều chỉnh để đáp ứng đúng yêu cầu về công chứng, chứng thực hoặc đăng ký. Vì vậy, điều chỉnh mẫu văn bản thỏa thuận dân sự theo từng trường hợp không chỉ giúp phản ánh đúng ý chí của các bên mà còn góp phần bảo đảm giá trị pháp lý và hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện.
Để mẫu văn bản thỏa thuận dân sự có giá trị sử dụng, các bên cần đặc biệt lưu ý điều kiện có hiệu lực, nội dung và hình thức của giao dịch.
Khi lập văn bản thỏa thuận dân sự, các bên cần bảo đảm các điều kiện để giao dịch được xác lập và thực hiện hợp pháp. Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện về chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; các bên hoàn toàn tự nguyện; mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 117, hình thức của giao dịch là điều kiện có hiệu lực trong trường hợp pháp luật có quy định.
Do đó, trước khi ký văn bản thỏa thuận dân sự, các bên cần xác định đúng tư cách và thẩm quyền của người ký, bảo đảm việc thỏa thuận được thực hiện tự nguyện, không bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép; đồng thời nội dung thỏa thuận phải hợp pháp và phù hợp với bản chất giao dịch. Trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu văn bản phải được lập theo hình thức nhất định như công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, các bên cũng phải tuân thủ đầy đủ yêu cầu này. Vì vậy, không phải cứ các bên ký vào mẫu văn bản thỏa thuận dân sự thì văn bản đương nhiên có giá trị pháp lý; cần bảo đảm đầy đủ điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật.
Hiện nay chưa có quy định cụ thể về một mẫu nội dung bắt buộc chung đối với mọi văn bản thỏa thuận dân sự. Về nguyên tắc, các bên được quyền tự do thỏa thuận nội dung nhưng phải bảo đảm không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội theo điểm c khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
Đối với thỏa thuận có bản chất là hợp đồng, khoản 1 và khoản 2 Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận quyền của các bên trong việc thỏa thuận nội dung, có thể bao gồm đối tượng, số lượng, chất lượng, giá và phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp. Do đó, khi xây dựng mẫu văn bản thỏa thuận dân sự, các bên nên ghi nhận cụ thể thông tin của các bên, nội dung thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ, thời hạn và phương thức thực hiện, trách nhiệm khi vi phạm, phương án giải quyết tranh chấp và các cam kết liên quan. Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định giao dịch phải đáp ứng hình thức nhất định thì nội dung văn bản cũng phải được xây dựng phù hợp với yêu cầu đó theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015. Vì vậy, pháp luật không quy định một mẫu văn bản thỏa thuận dân sự thống nhất cho mọi trường hợp mà trao quyền cho các bên thỏa thuận, đồng thời yêu cầu nội dung phải hợp pháp, rõ ràng và phù hợp với bản chất của từng giao dịch.
Không phải mọi văn bản thỏa thuận dân sự đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự chỉ phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký khi pháp luật có quy định bắt buộc về hình thức này.
Do đó, đối với những thỏa thuận dân sự thông thường mà pháp luật không yêu cầu công chứng, chứng thực, các bên có thể lập văn bản và ký xác nhận để ghi nhận sự thống nhất. Ngược lại, nếu thỏa thuận liên quan đến giao dịch mà pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc công chứng hoặc chứng thực thì các bên phải thực hiện đúng hình thức theo quy định. Chẳng hạn, đối với một số giao dịch về quyền sử dụng đất, pháp luật đất đai có yêu cầu về công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, công chứng hoặc chứng thực không phải là điều kiện bắt buộc đối với mọi mẫu văn bản thỏa thuận dân sự. Các bên cần xác định đúng bản chất giao dịch và kiểm tra quy định pháp luật chuyên ngành để biết trường hợp cụ thể có phải thực hiện thủ tục này hay không.
Để văn bản thỏa thuận dân sự có giá trị pháp lý và hạn chế tranh chấp, các bên cần kiểm tra đầy đủ tư cách chủ thể, bảo đảm việc ký kết hoàn toàn tự nguyện, xác định rõ đối tượng và nội dung thỏa thuận, đồng thời tuân thủ đúng hình thức mà pháp luật yêu cầu. Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực phù hợp, tham gia hoàn toàn tự nguyện và mục đích, nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; theo khoản 2 Điều 117, hình thức là điều kiện có hiệu lực nếu pháp luật có quy định.
Khi soạn mẫu văn bản thỏa thuận dân sự, các bên nên ghi nhận cụ thể thông tin của người tham gia, đối tượng thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ của từng bên, thời hạn và phương thức thực hiện, trách nhiệm khi vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp. Đồng thời, cần xác định giao dịch có thuộc trường hợp bắt buộc phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký hay không theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015. Trường hợp giao dịch vi phạm quy định bắt buộc về hình thức, giao dịch có thể bị vô hiệu theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015, trừ các trường hợp được pháp luật cho phép công nhận hiệu lực. Vì vậy, trước khi ký văn bản thỏa thuận dân sự, các bên nên rà soát kỹ chủ thể, nội dung, hình thức và các quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan, thay vì sử dụng nguyên mẫu có sẵn mà không điều chỉnh cho phù hợp với giao dịch thực tế.
Dưới đây là những vấn đề thường phát sinh khi các bên sử dụng mẫu văn bản thỏa thuận dân sự trong thực tế.
Có thể sử dụng mẫu văn bản thỏa thuận dân sự có sẵn trên mạng để ký kết, nhưng các bên không nên sử dụng nguyên mẫu văn bản thỏa thuận dân sự có sẵn trên mạng mà chưa kiểm tra, điều chỉnh. Hiện nay chưa có quy định cụ thể về một mẫu văn bản thỏa thuận dân sự thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp. Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch phải đáp ứng điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, mục đích, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật. Vì vậy, mẫu có sẵn chỉ nên được sử dụng làm cơ sở tham khảo và cần điều chỉnh thông tin, quyền và nghĩa vụ, đối tượng, thời hạn, trách nhiệm vi phạm cũng như hình thức giao dịch cho phù hợp với trường hợp thực tế. Vì vậy, trước khi ký, các bên nên rà soát kỹ nội dung và quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Văn bản thỏa thuận dân sự không đương nhiên có thể thay thế hợp đồng trong mọi trường hợp. Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Do đó, việc văn bản được đặt tên là “thỏa thuận”, “biên bản thỏa thuận” hay “hợp đồng” không quyết định bản chất pháp lý; cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào nội dung và mục đích thực tế của giao dịch để xác định.
Trường hợp văn bản thỏa thuận có đầy đủ nội dung thể hiện sự thống nhất về quyền và nghĩa vụ giữa các bên, văn bản có thể được xem xét như một giao dịch dân sự hoặc hợp đồng. Tuy nhiên, nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu giao dịch phải được lập theo hình thức nhất định như công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, các bên vẫn phải tuân thủ theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015. Chẳng hạn, một số giao dịch về quyền sử dụng đất phải đáp ứng yêu cầu về công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật đất đai. Vì vậy, các bên không nên sử dụng văn bản thỏa thuận để thay thế hợp đồng một cách máy móc mà cần xác định đúng bản chất giao dịch và hình thức pháp lý bắt buộc tương ứng.
Việc ghi rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên trong văn bản thỏa thuận dân sự giúp xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi bên, thời hạn và phương thức thực hiện, đồng thời tạo cơ sở để xử lý khi một bên vi phạm thỏa thuận. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có quyền thỏa thuận về nội dung hợp đồng, trong đó có quyền, nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.
Do đó, trong mẫu văn bản thỏa thuận dân sự, các bên nên quy định rõ bên nào có quyền gì, phải thực hiện nghĩa vụ nào, thời hạn thực hiện, phương thức thực hiện và trách nhiệm khi không thực hiện hoặc thực hiện không đúng cam kết. Nội dung càng cụ thể thì càng hạn chế cách hiểu khác nhau và thuận lợi cho việc chứng minh khi phát sinh tranh chấp. Vì vậy, ghi nhận đầy đủ quyền và nghĩa vụ của từng bên là nội dung cần thiết để văn bản thỏa thuận dân sự rõ ràng, chặt chẽ và bảo vệ tốt hơn quyền lợi của các bên.
Các bên có thể thay đổi nội dung văn bản thỏa thuận dân sự nếu có sự thống nhất của các bên và nội dung sửa đổi không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Đối với trường hợp văn bản có bản chất là hợp đồng, khoản 2 Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng có thể được sửa đổi theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật.
Việc sửa đổi nên được lập thành văn bản bổ sung hoặc văn bản thỏa thuận sửa đổi, trong đó xác định rõ nội dung được thay đổi, nội dung thay thế, thời điểm có hiệu lực và các điều khoản khác vẫn tiếp tục được thực hiện. Nếu giao dịch thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì việc sửa đổi cũng phải tuân thủ hình thức tương ứng. Tuy nhiên, một bên không được tự ý thay đổi nội dung đã được các bên thống nhất nếu không có sự đồng ý của bên còn lại hoặc không có căn cứ pháp luật. Vì vậy, mọi thay đổi đối với mẫu văn bản thỏa thuận dân sự đã ký nên được ghi nhận rõ ràng bằng văn bản để tránh tranh chấp về sau.
Khi xảy ra tranh chấp, văn bản thỏa thuận dân sự có thể được sử dụng làm căn cứ để xác định ý chí, quyền và nghĩa vụ mà các bên đã thống nhất. Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ là những gì có thật được đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân giao nộp, xuất trình hoặc được Tòa án thu thập theo trình tự, thủ tục luật định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ xác định tình tiết khách quan của vụ án. Bên cạnh đó, Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử là một trong các nguồn chứng cứ.
Tuy nhiên, giá trị của văn bản còn phụ thuộc vào tính hợp pháp, tính xác thực và nội dung cụ thể. Tòa án có thể xem xét văn bản cùng với các tài liệu, chứng cứ khác để xác định giao dịch có được xác lập tự nguyện, đúng thẩm quyền, đúng hình thức và có vi phạm pháp luật hay không. Trường hợp văn bản có dấu hiệu giả mạo, bị cưỡng ép, lừa dối hoặc thuộc trường hợp giao dịch vô hiệu thì giá trị làm căn cứ giải quyết cũng có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, khi lập mẫu văn bản thỏa thuận dân sự, các bên cần ghi nhận rõ nội dung thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ, thời hạn thực hiện, trách nhiệm khi vi phạm và ký xác nhận đầy đủ để tăng giá trị chứng minh nếu tranh chấp phát sinh.
Việc xây dựng mẫu văn bản thỏa thuận dân sự cần được thực hiện trên cơ sở xác định đúng mục đích, chủ thể, đối tượng và hậu quả pháp lý của giao dịch. NPLaw có thể hỗ trợ khách hàng rà soát tình trạng pháp lý, xác định loại giao dịch, xây dựng nội dung thỏa thuận, phân định quyền và nghĩa vụ, bổ sung điều khoản xử lý vi phạm, phương án giải quyết tranh chấp và tư vấn về yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc thủ tục liên quan.
Đối với những trường hợp có tài sản giá trị lớn, nhiều bên tham gia hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, việc được tư vấn trước khi ký giúp hạn chế trường hợp văn bản thiếu nội dung quan trọng hoặc không đáp ứng hình thức bắt buộc. Vì vậy, thay vì sử dụng máy móc một mẫu văn bản thỏa thuận dân sự có sẵn, khách hàng nên xây dựng văn bản phù hợp với chính giao dịch của mình để tăng tính chặt chẽ và khả năng bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 0913419996
Hotline: 0913449968
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
